Réussir son événement – Phase de conception
La conception du projet est le fondement de tout événement. C’est durant cette étape que se définissent les grandes lignes stratégiques de l’événement, fournissant ainsi une vision claire pour orienter la suite des opérations.
1 | Déterminer les objectifs de votre événement
Qu’il s’agisse d’objectifs de vente ou encore de visibilité, vous devez les définir de manière à ce qu’ils soient clairs, réalisables, chiffrés et mesurables.
2 | Identifier la/les cible(s)
Prenez le temps d’identifier précisément le(s) type(s) de personne(s) que vous souhaitez atteindre avec votre événement. Une compréhension approfondie de vos cibles vous permettra d’adapter votre stratégie et de maximiser l’impact de votre événement.
3 | Réfléchir au concept
Réfléchissez à la durée, au thème et qu’est-ce qui le rendra unique et attrayant pour vos participants.
4 | Déterminer le budget
Le budget est l’élément déterminant pour créer la suite de votre événement. Répartissez-le judicieusement dans les différentes dépenses en prévoyant une réserve pour d’éventuels imprévus..
5 | Trouver les fonds nécessaires (si besoin)
Pour assurer la viabilité de votre projet, il est essentiel de maintenir un équilibre entre les dépenses et les recettes. Si nécessaire, recherchez des sources de financement externes telles que le sponsoring, les partenariats ou les campagnes de levée de fonds sur des plateformes de crowdfunding. L’objectif est d’ajuster cette balance en votre faveur pour garantir le succès financier de votre événement.
6 | Fixer la date idéale
Choisissez stratégiquement une date en tenant compte de la disponibilité de vos participants, en évitant les jours fériés et les événements concurrents.
7 | Sélectionner le lieu adapté
En fonction de votre cible et de vos objectifs, choisissez un lieu approprié et facilement accessible pour vos invités.
8 | Etablir la liste des prestataires
De cette manière, vous saurez exactement qui contacter pour chaque aspect logistique, technique ou créatif de votre projet. Il faut veiller à ne pas se limiter à un seul prestataire. En consultant plusieurs, vous pourrez comprendre les différents services proposés ainsi que leurs tarifs respectifs. Cette démarche vous permettra également de mettre les prestataires en concurrence afin de trouver les meilleures offres possibles.
Vous avez maintenant les cartes en mains pour commencer à réfléchir sur la conception de votre événement.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de checklist à compléter.
ils nous ont confié l’organisation de leur événement
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