Comment réussir votre événement le Jour J ? 
Aujourd’hui, c’est le grand jour tant attendu de votre événement ! Même si vous avez tout planifié à la perfection, il est crucial de rester vigilant le jour J.
Découvrez les étapes essentielles pour réussir votre événement le jour J.
1 | Briefing de l’équipe
Commencez par un dernier briefing avec toute l’équipe et les intervenants. Rappelez les rôles et responsabilités de chacun, les horaires clés et les procédures d’urgence. Créez un groupe de discussion avec votre équipe pour transmettre des informations rapidement et régler les imprévus.
2 | ACCUEIL DES PARTICIPANTS
Assurez-vous que le point d’accueil est bien organisé. Des hôtesses ou hôtes doivent être présents pour guider les participants, vérifier les inscriptions, distribuer les badges et les documents nécessaires.
3 | Gestion du timing
Suivez attentivement le planning de l’événement pour garantir que chaque session commence et se termine à l’heure prévue. Adaptez le timing si nécessaire pour éviter les retards.
4 | SUPERVISION DES INTERVENTIONS
Veillez à ce que les intervenants et conférenciers soient prêts et à l’aise. Vérifiez qu’ils disposent de tout le matériel nécessaire et assistez-les dans leurs préparations.
5 | Suivi des réseaux sociaux
Utilisez les réseaux sociaux pour partager en direct les moments clés de l’événement. Engagez votre audience en ligne et créez de l’engouement autour de votre événement.
6 | gestion des pauses
Veillez à ce que les pauses et les repas soient bien organisés et agréables pour les participants. Assurez-vous que les buffets et les espaces de détente sont prêts à l’avance.
7 | COLLECTE DES FEEDBACKS
Préparez des moyens de collecter les impressions des participants, soit via des questionnaires en ligne, soit par des boîtes à idées. Les feedbacks sont essentiels pour améliorer vos futurs événements.
8 | Clotûre de l’ÉVÉNEMENT
Préparez un discours de clôture pour remercier les participants, les intervenants et les sponsors.
9 | démontage et rangement
Coordonnez le démontage des installations et assurez-vous que le lieu est propre et en bon état après l’événement. Faites un inventaire rapide pour vérifier que tout le matériel est bien récupéré.
10 | débriefing de l’équipe
Organisez un débriefing avec toute l’équipe pour discuter de ce qui a bien fonctionné et des points à améliorer. Notez les suggestions et les retours pour les futurs événements.
Enfin, n’oubliez surtout pas de profiter un maximum de cette journée ! 🙌
Le jour J est crucial pour le succès de votre événement. En suivant ces étapes essentielles, vous pouvez garantir que tout se déroulera sans accroc et que vos participants auront une expérience mémorable.
Profitez de chaque moment et célébrez le succès de votre événement !
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